Nous avons déjà vu sur ce blog pourquoi réserver un bar pour un anniversaire. Mais dans les faits, comment devez-vous faire pour tout préparer le jour J ? Comment se déroule la location d’un bar ? Ne laissez pas les doutes vis-à-vis de l’organisation vous freiner dans la préparation de cet événement ! Voici tous nos conseils pour privatiser un bar pour un anniversaire.
Faire le point sur vos besoins
Avant de privatiser un bar pour un anniversaire, il est important de réunir quelques informations. Celles-ci vous aideront à choisir le lieu, les activités et tous les autres détails de cet événement. Par exemple, selon les convives que vous allez inviter et l’ambiance choisie, il faudra plutôt prévoir un anniversaire familial en journée, dans un lieu pouvant accueillir les enfants. Ou bien vous vous dirigerez plutôt vers une soirée très festive jusqu’au petit matin (et dans ce cas, il est primordial de penser aux transports et à l’hébergement pour que tout le monde rentre en sécurité.)
Selon nous, voici les renseignements à recueillir avant de vous lancer dans cette organisation :
Le type d’événement (repas, soirée, journée d’activités, etc.)
Le thème ou l’ambiance choisie, selon les préférences de celui dont ce sera l’anniversaire
Le nombre d’invités
La date exacte
S’il faut organiser la venue de convives venant de loin, attention de vous y prendre bien en avance pour votre organisation.
Établir votre budget
Avant de vous lancer dans l’organisation de cette soirée, nous vous recommandons de vous renseigner sur les prix pratiqués dans les lieux que vous voulez réserver. Privatiser un bar pour un anniversaire représente forcément un certain coût, mais si vous êtes plusieurs à participer au budget et que vous choisissez sur place d’autres prestations sous forme de packages (boissons, restauration, activités…), celui-ci sera réduit.
Pour faciliter la réservation, vous pouvez tout à fait mettre en place une cagnotte commune, qui servirait à payer un cadeau et à privatiser le bar pour cet anniversaire. Des plateformes en ligne comme Lyf Pay ou Le pot commun permettent de la créer en quelques clics. Afin d’éviter les mauvaises surprises, n’hésitez pas à lister les dépenses à effectuer : location, cadeaux, décoration, etc. Et prévoyez toujours une petite marge de sécurité, quitte à rembourser vos amis si vous ne l’avez pas utilisée.
Bien choisir le lieu pour un anniversaire
Avant de privatiser un bar pour un anniversaire, il faut tout de suite préciser ceci : le choix du lieu est très important pour l’ambiance que vous souhaitez lors de cet événement :
Vous désirez juste une grande salle où boire des verres ?
Une décoration atypique avec des activités funs comme le karaoké ?
Des lieux plutôt intimistes pour petit groupe avec une ambiance de speakeasy ?
Un bar à cocktail pour en boire ou apprendre à en faire ?
Un espace où vous pourrez également danser ou avoir accès à un bel extérieur ?
Bref, ce n’est pas un choix anodin.
L’aspect atypique du lieu
Dans de grandes villes comme Paris, vous aurez l’embarras du choix en ce qui concerne la location de lieux atypiques. Pour privatiser un bar pour un anniversaire, ce critère vous permettra de faire un premier tri. Il faudra que cette ambiance - à imaginer avec la déco que vous mettrez en place - plaise à la star du jour, tout en rentrant dans votre budget. Nous vous invitons à visiter les lieux si c’est possible ou, à défaut, à demander un maximum de photos ainsi que les plans pour bien se faire une idée de l’aménagement.
L’accessibilité
Ce critère est assez classique et concret. Avant de choisir un bar à privatiser, demandez-vous si celui-ci est facilement accessible aux différents invités : transports en commun, présence d’un parking, etc. S’il y a des personnes porteuses de handicap parmi les convives, il est important de vérifier que le bar choisi sera bel et bien accessible pour elles. N’hésitez pas à poser directement la question au gérant.
Une équipe sérieuse et professionnelle
Nous vous recommandons de faire directement appel aux équipes du lieu pour vos différents besoins, comme la restauration et les activités. S’ils ne le font pas eux-mêmes, ils pourront vous recommander des partenaires de qualité avec qui ils ont l’habitude de travailler ou même gérer complètement cette partie. C’est autant de travail en moins pour vous !
Très rapidement, vous arriverez à vous faire une idée du professionnalisme du bar en question. Si vous vous sentez bien accueilli, c’est un très bon point ! Si les responsables mettent beaucoup de temps à vous répondre, vous proposent de payer au black ou vous donnent des informations contradictoires, c’est qu’il y a sans doute anguille sous roche…
Comment privatiser un bar pour un anniversaire ?
La première étape, une fois vos critères établis, est de trouver plusieurs bars qui cochent toutes ces cases. Il existe des sites spécialisés où ces établissements peuvent se répertorier. Toutefois, l’idéal est de passer directement par les bars en question, en allant sur place ou en les contactant via leur site internet. Une simple recherche internet vous permettra déjà d’en trouver quelques-uns et n’hésitez pas à faire marcher le bouche à oreille également.
Si vous avez un coup de cœur et que tout correspond (disponibilité, localisation, budget…), vous pouvez y aller ! Attention toutefois à lire avec attention le contrat de location pour éviter les mauvaises surprises. Si vous hésitez, comparez les devis entre eux et demandez l’avis des autres invités pour faire le meilleur choix.
Vous êtes prêt.e pour cette belle occasion ! Il ne reste plus qu’à inviter tout le monde et à commander le gâteau d’anniversaire. Pour aller plus loin, nous vous recommandons de lire notre article sur les 4 erreurs à éviter au moment de privatiser un bar.