Vous organisez une soirée de comité d’entreprise ? Attention, les employés ont de nombreuses attentes vis-à-vis de ces événements, à mi-chemin entre le loisir et le travail. Il faut complètement sortir du cadre traditionnel de l’entreprise, tout en proposant des activités bien adaptées au public invité. Le Shake n’ Smash a l’habitude de recevoir des soirées comité d’entreprise : voici tous nos conseils pour réussir la vôtre et éviter les faux pas.
Le comité d’entreprise : un vrai moteur d’événements dans votre entreprise
Le comité d’entreprise n’existe plus ! Oui, légalement, ce terme a disparu et, à présent, cette structure représentative des employés se nomme “comité social et économique”. Mais l’emploi du terme “comité d’entreprise” est resté dans les habitudes de tout le monde.
C’est dans l’ADN de cette institution que de créer des projets et des animations autour de la culture, des œuvres sociales. Le champ des possibles est vaste : arbre de Noël, séjour touristique, atelier artistique, chèque-cadeau, partenariats sportifs, etc. On pourrait penser que cela offre de l’expérience dans l’organisation d’événements. Mais, en réalité, chacun d’eux possède des spécificités uniques et des besoins bien particuliers : chaque soirée du comité d’entreprise demande donc de la réflexion !
Choisir le thème et le concept de la soirée comité d’entreprise
Attention : cette étape est très importante dans votre situation, car elle va définir le type de public et d’objectifs que vous souhaitez atteindre avec cette soirée comité d’entreprise. Et selon votre choix, l’organisation va changer du tout au tout !
En effet, vous pouvez opter pour une soirée festive avec seulement les personnes de l’entreprise, ou plutôt prévoir une activité familiale ouverte aux enfants. Le thème de votre événement vous permettra de décider des critères d’organisation importants :
en intérieur ou en extérieur,
sur place ou off-site,
sur invitation avec un horaire précis ou en entrée libre,
la date et le moment de journée,
le nombre de convives attendus,
si besoin, la restauration et les animations à prévoir,
la mobilisation en interne (qui risque donc de bloquer d’autres projets).
Nous vous invitons à faire un ou plusieurs brainstorming pour choisir ces paramètres. N’oubliez pas que vous organisez cet événement pour les employés. Vous pouvez tout à fait leur demander leurs envies et opinions, via un sondage par exemple. Si vous répétez les mêmes événements d’une année sur l’autre, il est important de prendre en compte les retours sur la soirée de l’édition précédente pour améliorer celle à venir.
Anticiper l’organisation de votre soirée comité d’entreprise
Que vous ayez 20 ou 500 invités, votre soirée comité d’entreprise est à anticiper. En effet, avant de parvenir au jour J, de nombreuses démarches sont à accomplir. Mais c’est surtout pour prévoir les imprévus que cette anticipation est importante.
En premier lieu, une fois le concept choisi, il vous faudra établir une trame de la soirée : y aura-t-il un repas ? Si oui, sous quelle forme ? Repas partagé, buffet de traiteur, food-truck en extérieur, restauration à table ? De quel standing ? Pour chaque autre moment de votre événement, chaque animation, il est nécessaire de tout décortiquer pour faire le point sur vos besoins précis.
Une fois que ce programme semble bien équilibré (prévoyez des temps de battements et de pause entre chaque moment fort !), c’est l’heure de partir en quête de partenaires pour monter votre événement. Généralement, un budget est décidé en amont : votre organisation devra évidemment le prendre en compte au moment de choisir des prestataires extérieurs. Traiteurs, animations, event planner, location de l’espace… Le côté logistique demande du temps et de la rigueur pour que tout colle à la perfection le jour J !
Choisir LE bon lieu pour votre soirée comité d’entreprise
Bien entendu, le choix de la restauration, des boissons et de la déco est primordial pour passer une bonne soirée de comité d’entreprise. Mais tout prend place, tout prend vie et s’incarne dans un lieu précis. Si vous devez organiser cet événement en dehors des murs de l’entreprise, la location d’un espace est alors incontournable.
Il est facile de se tourner vers les salles des fêtes, assez classiques. Toutefois, pour donner un vrai cachet à votre soirée d’entreprise, nous vous invitons à jeter un œil à de vrais lieux réceptifs avec un look plus atypique. Au Shake n’ Smash, nous organisons des soirées dans nos salons privatisables à l’ambiance unique, avec un cours de cocktail au programme par exemple. Ambiance garantie !
Pour arrêter votre choix, en dehors des critères pratiques (localisation, capacité…), nous vous recommandons de visiter si possible les lieux qui semblent le mieux vous convenir et d’opter pour celui qui propose des services dont vous auriez besoin, comme la restauration sur place, et qui s’adapte le plus à votre thème.
Prévoir des animations pour donner vie à votre soirée de comité d’entreprise
Vous l’avez déjà vu en filigrane dans cet article : un événement (et encore plus une soirée) est jalonné d’activités. Ce n’est pas une obligation : un bon repas et une piste de danse pourraient suffire. Mais inclure des animations rehausse la qualité de votre soirée de comité d’entreprise. C’est ainsi que vous impliquez pleinement vos invités et que vous rendez cet événement mémorable !
Spectacle, atelier, photobooth… Le choix est quasiment infini. Vous trouverez forcément des prestataires qui s’adapteront à vos demandes. Les activités, qu’elles soient en accès libre ou avec des horaires précis, évitent les temps morts. Ce sont des outils qui œuvrent pour la réussite de votre soirée comité d’entreprise. Au Shake n’ Smash par exemple, en plus du cours de cocktail, nous proposons de la dégustation de vin, des démonstrations de magie ou du karaoké.
Les soirées de comité d’entreprise sont des événements fédérateurs qui rythment la vie d’une boîte et de ses employés. Très attendus, ils offrent une parenthèse agréable autour de la culture, de la solidarité, dans un esprit festif. Pour réussir votre soirée, nous vous conseillons de planifier bien en amont cet événement pour éviter les faux pas et les mauvaises surprises.