Une soirée d’entreprise est un moment de convivialité qui permet de créer des souvenirs positifs avec vos collaborateurs, en dehors d’un cadre professionnel strict. Elle contribue à la fois à améliorer l’image de votre entreprise, mais aussi à booster la motivation de vos équipes. Ce type d’événement n’est pas si facile à mettre en place, alors que c’est quelque chose d'indispensable dans la vie d’une marque ou d’une société. Voici nos conseils pour l’organisation de votre soirée d’entreprise.
Pourquoi se lancer dans l’organisation d’une soirée d’entreprise ?
Une soirée d’entreprise, ce n’est pas seulement réserver un repas au restaurant pour vous équipes. Il y a de vrais enjeux derrière cet événement. Son organisation vous demandera une certaine implication.
Tout d’abord, pour vos collaborateurs, la soirée d’entreprise vient briser la routine du bureau. C’est le moment idéal pour mieux découvrir ses collègues et relâcher la pression, pendant ou après un projet par exemple. L’organisation d’une soirée d’entreprise peut être une réponse adéquate si vous souhaitez apporter plus de cohésion et de bonne humeur au sein de vos équipes.
Ensuite, la soirée d’entreprise contribue grandement à votre image, en tant qu’employeur ou en tant que marque. Cet événement peut devenir un vrai élément de communication événementiel. Il faut donc bien en définir les objectifs avant de commencer la préparation.
Les différents types de soirées d’entreprise
Avant de débuter l’organisation d’une soirée d’entreprise, il est important de bien choisir son format. C’est une étape assez simple, mais pourtant nécessaire pour anticiper au mieux votre communication et les différents préparatifs. Voici quelques exemples de soirées d’entreprise :
cérémonie des vœux,
soirée de lancement d’un nouveau projet ou produit,
arbre de Noël,
soirée de célébration (bilan annuel, lancement réussi…),
cocktail,
soirée thématique, dîner spectacle,
soirée de gala ou vente de charité,
inauguration d’un nouveau lieu,
conférence,
team-building,
etc.
Est-ce que cet événement sera une soirée incentive, pour récompenser vos équipes, ou une manière de faire votre promotion auprès de partenaires extérieurs ? Traditionnellement, il se scinde en deux : une partie dédiée aux discours et aux représentations, et une autre plus festive. C’est à vous de faire ces choix, en prenant également en compte le budget à prévoir pour l’organisation de votre soirée d’entreprise.
Comment communiquer pendant l’organisation de votre soirée d’entreprise ?
La communication en amont sert véritablement à préparer et à enthousiasmer les invités de votre soirée d’entreprise. Vous pouvez la réaliser de manière traditionnelle, avec les voies d’information habituelles de votre entreprise (newsletter interne, affichage…) et envoyer des invitations à chacun, au moins deux mois à l’avance.
Vous avez aussi le choix de co-construire cette soirée d’entreprise en proposant aux équipes de participer à leur échelle (donner des idées de thèmes, voter pour le lieu de la fête, etc.) Veillez à relayer régulièrement les avancées de l’organisation de votre soirée d’entreprise pour entretenir cette implication.
Choisir la date et le lieu de votre soirée d’entreprise
Avant de trouver le lieu parfait pour l’organisation de votre soirée d’entreprise, il faut d’abord opter pour la date qui mettra tout le monde d’accord. En veille de week-end, c’est idéal - ou alors il faut banaliser le lendemain matin, pour éviter de retrouver vos équipes épuisées ! Si l’événement se termine tôt (19h/19h30), le jeudi est très apprécié généralement. Pourquoi ne pas faire un sondage pour recueillir l’avis et les disponibilités de tout le monde ?
Gardez en tête que la majorité des entreprises font leurs événements en été ou en fin d’année. Si c’est aussi la période que vous visez, soyez vigilants aux congés posés par vos collaborateurs pendant ces moments. Pensez également à vous y prendre en avance, afin d'avoir du choix dans les lieux disponibles. Nous vous conseillons d’éviter les jours fériés ou les jours de grands événements sportifs par exemple.
Pour choisir des espaces adaptés à votre événement, faites le point sur vos besoins :
emplacement,
capacité d’accueil,
services sur place (restauration, sonorisation, etc.),
accessibilité,
tarifs…
Bien entendu, choisissez un lieu qui soit en adéquation avec le thème de votre soirée d’entreprise. Il existe de nombreux lieux avec une ambiance unique et un vrai cachet, pour éblouir vos invités. Au Shake n’ Smash par exemple, chacun de nos salons privatisables, avec bar et barman dédiés, ont été pensés avec des atmosphères différentes.
Nos conseils pour l’organisation d’une soirée d’entreprise
Pour finir, nous souhaitions vous confier nos dernières recommandations pour l’organisation de votre soirée d’entreprise.
Anticipez au maximum et prévoyez des plans B. Ce conseil s’applique d’ailleurs à la préparation de n'importe quel événement.
La décoration est un vrai pilier pour créer l’ambiance de votre soirée. Choisissez un concept ou un thème sur lequel vous vous baserez.
Trouver les bons partenaires (traiteur, staff technique, etc.) peut prendre parfois du temps, mais c’est nécessaire pour une soirée réussie et sans accroc.
Il est important de prévoir des activités ou des manières d’amener les invités à échanger entre eux pendant les temps informels. C’est à réfléchir pendant vos préparatifs !
Après l’événement, prenez le temps de remercier les participants et débriefez en équipe pour faire le point sur l’organisation de cette soirée d’entreprise et sa réussite.
Vous êtes à présent paré pour votre prochain événement. En choisissant d’abord des objectifs à tenir, tout filera droit : ambiance, invités, lieu, durée, animations, planification de chaque action, bilan de fin, etc. Passez une belle soirée d’entreprise !