Vous vous demandez comment organiser une fête qui marquera les esprits ? Vous êtes au bon endroit. Du choix de l'ambiance à la gestion du budget, en passant par le lieu et les animations, chaque détail compte. Dans ce guide, nous vous donnons toutes les clés pour organiser une fête réussie, sans rien oublier !
Choisir l’ambiance de la fête
La première étape consiste à choisir le type de fête que vous souhaitez organiser. L’ambiance sera la boussole de votre soirée, elle vous guidera à travers vos différents choix. Bien choisie, elle créera une expérience cohérente et immersive pour vos invités.
Voici quelques questions, basiques mais indispensables, à vous poser :
Désirez-vous organiser une fête avec piste de danse, chill ou décalé ?
Voulez-vous que les festivités se passent en intérieur ou en extérieur ?
Que souhaitez-vous célébrer ? Anniversaire, enterrement de vie de jeune fille, PACS, organisation d’un team-building ou soirée d’entreprise ?
S'agit-il d'une fête entre amis, en famille ou avec des collègues ?
Fixer une date pour la fête
Une fois l’ambiance de la fête choisie, il faut maintenant fixer une date. Souhaitez-vous organiser votre fête en semaine ou en week-end ? La veille d’un jour férié ou durant les vacances scolaires ? Gardez en tête qu’organiser une fête en semaine peut poser problème à ceux qui travaillent le lendemain. De même pour les vacances scolaires, vos invités ont plus de chance d’être disponibles, mais la garde des enfants est souvent un casse-tête.
Si plusieurs choix s’offrent à vous, sondez vos invités. Créez par exemple un sondage via Google Form. Ils pourront en même temps se projeter et voir les solutions qui s’offrent à eux afin d’être présent : hébergement à prévoir, garde des enfants, transport à réserver. Et pourquoi ne pas en profiter pour leur demander s’ils ont la possibilité d’héberger quelques personnes ?
Certaines périodes, comme les fêtes de fin d'année et la saison des mariages, peuvent être plus coûteuses en termes de location de salle, de traiteur ou même de décoration. Si vous souhaitez éviter les coûts supplémentaires lors de l’organisation de votre fête, évitez ces périodes.
Réfléchir au budget pour l’organisation de la fête
Le budget tient une place importante. Il détermine le choix du lieu, de la partie restauration en passant par les animations. Alors, qui paie ? Est-ce un financement collectif ou entièrement à votre charge ?
Si vous optez pour une cagnotte commune, pensez aux applications comme Tricount, cela facilite la gestion du budget et offre une plus grande transparence. Il est également possible de diviser les coûts de manière plus traditionnelle : quelqu'un s'occupe de la décoration, une autre personne de la nourriture, et ainsi de suite.
Choisir le lieu idéal pour votre fête
S’il s’agit d’une fête en petit comité et si la capacité d’accueil le permet, les festivités peuvent avoir lieu chez vous. Sinon, plusieurs choix s’offrent à vous pour organiser votre fête : salle des fêtes, lieu de réception, ou même bar à privatiser avec formule tout-inclus.
Soucieux des détails ? L'ambiance et le décor du lieu sont des critères à ne pas négliger pour une fête inoubliable. Recherchez un lieu qui offre un "effet waouh" pour en mettre plein les yeux à vos invités. La présence d'un espace extérieur peut être un plus, notamment si la météo est clémente. Enfin, n'oubliez pas la localisation. Le lieu doit être facilement accessible pour vos invités, que ce soit en termes de transport, de parking ou de proximité géographique.
Donner un thème à votre fête (optionnel)
Choisir un thème est facultatif, mais il peut transformer une simple fête en un événement mémorable. Prenons l’exemple d’Halloween : cette date est l’occasion parfaite pour organiser une fête costumée avec une ambiance effrayante. De même, les Gender Reveal se prêtent facilement à une soirée “rose et bleu”.
Si vous optez pour un thème particulier, n'oubliez pas de prévenir vos invités qu’il y a un dress code à respecter. Enfin, assurez-vous que la décoration et la nourriture sont en adéquation avec le thème choisi. Cela créera une expérience plus immersive pour vos invités.
Lister les invités et envoyer les invitations
Après avoir dressé la liste des invités, il est temps de lancer les invitations par e-mail, messagerie ou alors choisir des faire-part pour une touche plus traditionnelle. Envisagez d'envoyer un "save the date", une pré-invitation envoyée suffisamment en avance pour prévenir vos invités et maximiser leur présence. Dans cette pré-invitation, vous avez la possibilité de leur demander de vous confirmer leur présence et de vous informer s’ils ont des régimes alimentaires spécifiques.
Sélectionner la décoration de votre fête
La décoration est le détail qui fait toute la différence. Il est possible de confier cette tâche à des professionnels, que ce soient des prestataires externes, des agences événementielles, ou même le lieu de réception si ce service est proposé. Si vous préférez vous en occuper, planifiez vos achats bien à l'avance et assurez-vous d'arriver tôt le jour de l'événement pour tout installer.
Un conseil : il peut être tentant de choisir des décorations jetables comme des nappes en papier ou des gobelets pour le côté pratique, mais attention ! Ce type de décoration manque sérieusement de cachet.
Les options plus durables reviennent en force. Prenons l’exemple de l’upcycling qui consiste à prendre des objets inutilisés et à les transformer en quelque chose de nouveau. Le DIY ou le « faire soi-même » est parfait pour éviter d’acheter sa décoration en grande surface. Enfin, les brocantes, LeBonCoin ou Facebook Marketplace regorgent des trouvailles uniques qui offriront une touche de charme à votre décoration. Vous pourrez par la suite les revendre ou les conserver en souvenir.
Choisissez le menu de votre fête
Quel type de restauration souhaitez-vous ? Un buffet dînatoire, un repas à table, un vin d'honneur ou une option foodtruck ? La plupart des traiteurs proposent des séances de dégustation, celles-ci vous aideront à faire votre choix.
Le jour J, assurez-vous que tout soit en place pour accueillir le traiteur : espace nécessaire, branchements électriques et réfrigérateur par exemple. Si vous optez pour un lieu comme le Shake n’ Smash, vous aurez la chance de bénéficier d'un service de restauration sur place avec un chef dédié. Cela simplifie grandement l'organisation et vous permet de vous concentrer sur d'autres aspects de la fête.
Préparer les animations pour clôturer l’organisation de votre fête
La musique est l'âme de toute fête réussie. Que vous optiez pour une playlist personnalisée, un DJ ou un groupe de musiciens, assurez-vous que l'ambiance musicale colle à l'atmosphère que vous souhaitez créer. Pensez aussi aux animations. Selon le thème de votre fête, vous avez la possibilité de préparer des activités vous-même ou de faire appel à des prestataires extérieurs : spectacles de magie, photobooth ou même dégustations.
Le Shake n’ Smash propose ses propres animations, comme le karaoké ou des cours de cocktail pensés pour les festivités. Une excellente option pour ajouter une touche unique à votre événement sans avoir à gérer un service supplémentaire !
Que vous soyez un maestro de l'organisation ou que vous préfériez laisser les pros prendre le relais, vous connaissez maintenant toutes les étapes pour organiser une fête réussie. Du DIY à la formule clé-en-main, chaque approche a ses mérites. Faites votre choix et profitez du moment !